بیمه کردن کارمندان چه مراحلی دارد؟

یکی از مهمترین کارها در هر مجموعه و شرکتی، بیمه کردن کارکنان است. همانطور که بارها بیان شده است، بيمه كردن كارگر توسط كارفرما اجباری است و هر کارفرمایی باید نسبت به این موضوع توجه داشته باشد. اهمیت بیمه شدن کارگر به قدری است که کارگر این حق را دارد به خاطر عدم بیمه شدن از سوی کارفرما، از او شکایت نماید. حال برای بیمه کردن کارمندان و کارگران، نیاز به یک سری مدارک و طی کردن چندین مرحله است. در این مطلب قصد داریم تا با مراحل بیمه کردن کارمندان آشنا شویم و به کلیه قوانین و همچنین مدارک‌های لازم برای این کار اشاره داشته باشیم.

بیمه کردن کارمندان و اهمیت آن

اگر بخواهیم به اهمیت بیمه شدن کارمندان اشاره کنیم، باید ماده ۱۴۸ قانون کار را بیان کنیم. در این ماده قانونی آمده است که “کارفرمایان کارگاه‌های مشمول این قانون مکلف هستند بر اساس قانون تامین اجتماعی، نسبت به بیمه نمودن کارگران واحد خود اقدام‌ نمایند.” در واقع این ماده قانونی، الزام کارفرمایان را نسبت به بیمه کردن کارمندان خود نشان می‌دهد. زمانی که یک شخص به استخدام یک مجموعه درآمده و به کار مشغول می‌شود، باید تحت پوشش بیمه تامین اجتماعی قرار بگیرد و حق بیمه او به طور ماهانه پرداخت گردد. هر کارفرمایی هم پس از راه اندازی کسب و کار خود، تنها حداکثر 15 روز زمان دارد تا برای بیمه کردن کارکنانش اقدام کند. البته پیش از این کار باید کد کارگاه بیمه از نزدیکترین شعبه سازمان تامین اجتماعی دریافت گردد.

مراحل اصلی بیمه کردن کارمندان

همانطور که در بخش قبلی اشاره مختصری داشتیم، برای بیمه کردن کارمندان اقداماتی لازم است که یکی از آنها دریافت کد کارگاه بیمه است. حال در این بخش به صورت جزئی‌تر، به تمام مراحل لازم جهت بیمه کردن کارمندان اشاره خواهیم داشت.

• دریافت کد کارگاهی بیمه

زمانی که یک شرکت تاسیس می‌شود، کارفرما باید برای آن کد کارگاهی دریافت کند. کد کارگاهی یک کد 10 رقمی است که به تمام کارگاه‌ها و مجموعه‌های دارای کارفرما و پرسنل تحت پوشش بیمه تعلق می‌گیرد. این کد حاوی اطلاعاتی از شعبه و نوع فعالیت کارگاه است. در واقع سه رقم اول کد، شعبه سازمان را مشخص کرده و سه رقم دوم، نوع فعالیت کارگاه را بیان می‌کند. همچنین چهار رقم آخر کد کارگاهی بیمه، به شماره پرونده کارفرما مربوط است. برای دریافت کد کارگاهی بیمه، باید به نوع کارگاه توجه شود. کارگاه‌ها به دو دسته حقوقی و حقیقی تقسیم می‌شوند که هر یک از آنها نیاز به مدارک خاصی دارند. کارفرمایان باید با در دست داشتن مدارک مورد نیاز، به یکی از شعب مراجعه کرده تا برای کسب و کار جدیدشان یک پرونده تشکیل شود. پس از آن هم با اختصاص شماره کارگاه، مراتب به صورت کتبی به شرکت و کارفرما اطلاع داده می‌شود.

در رابطه با دریافت کد کارگاه بیمه، چند نکته مدنظر است:

• کد کارگاه بیمه اشخاص حقیقی در صورت تغییر آدرس و یا تغییر فعالیت، تغییر پیدا می‌کند. برای همین در این شرایط کارفرما باید برای دریافت کد کارگاهی جدید اقدام نماید.
• کد کارگاه بیمه اشخاص حقوقی به هیچ صورتی تغییر نمی‌کند. در واقع پس از دریافت این کد، تا زمان انحلال شرکت ثابت باقی می‌ماند.
• برای دریافت کردن کد کارگاه بیمه، نباید برای چند کد بیمه درخواست داد. در صورت این کار فرد در جمع کردن سوابق بیمه‌ای خود برای دوران بازنشستگی دچار مشکلات زیادی می‌شود.

• نام نویسی پرسنل و کارکنان شرکت

از دیگر مراحل بیمه کردن کارمندان، باید به نام نویسی پرسنل شرکت اشاره کرد. زمانی که شخص جدیدی وارد مجموعه می‌شود، باید تحت پوشش بیمه قرار بگیرد. از این رو کارفرما باید نام شخص جدید را نیز ثبت کند. نحوه معرفی کارگر جدید به بیمه به این شکل است که اگر کارگر فاقد سابقه باشد، باید مدارک شناسایی لازم را آماده کرده و با آنها به شعبه مربوطه مراجعه کند. اما افرادی که از سابقه بیمه برخوردار باشند، تنها باید با کارت شناسایی به شعبه مراجعه کرده تا عمل نام نویسی‌شان صورت گیرد. البته به دلیل سهولت بیشتر افراد در این امر، در حال حاضر کارفرما این امکان را دارد تا به صورت اینترنتی برای معرفی و ثبت اطلاعات کارگر جدید خود اقدام نماید.

در رابطه با مدارک و مراحل لازم برای نام نویسی کارمندان هم باید به اصل کارت ملی و شناسنامه به همراه کپی، تکمیل پرسشنامه، انجام آزمایشات قبل از استخدام توسط مراکز مجاز مورد پذیرش سازمان، تکمیل و مهر و امضای پشت پرسشنامه توسط کارفرما و مراجعه به واحد نام نویسی اشاره کرد.

• تنظیم و ارسال لیست بیمه کارمندان

زمانی که لیست کارکنان شرکت تکمیل شد، این لیست باید به صورت ماهانه تکمیل و ارسال شود. در واقع کارفرما موظف است برای بیمه کردن پرسنل خود، هر ماه لیست بیمه کارمندان را در اختیار سازمان تامین اجتماعی قرار دهد. برای این کار هم به دو روش میتوان اقدام کرد. یکی از این روش‌ها استفاده از سامانه تامین اجتماعی و دیگری استفاده از نرم افزار است. حال در اینجا یک نگاه به هر یک از این روش‌ها می‌اندازیم.

ارسال لیست بیمه کارمندان از طریق سامانه تامین: برای این کار باید وارد سامانه تامین اجتماعی شده و نام کاربری و رمز عبور را وارد کرد. سپس از منوی عملیات باید گزینه بارگذاری لیست بیمه را انتخاب کرده و اطلاعات مربوط به کارگاه و پرسنل را بارگذاری کرد. پس از آن باید روی گزینه ارسال به شعبه کلیک شود.

ارسال لیست بیمه کارمندان از طریق نرم افزار: منظور از نرم افزار، نرم افزار تامین اجتماعی است که از سایت اصلی قابل دریافت است. برای این کار هم باید در ابتدا نرم افزار را اجرا کرده و روی گزینه مشخصات کارگاه در بخش اطلاعات پایه کلیک کرد. سپس باید گزینه جدید را انتخاب و اطلاعات کارگاه یا شرکت را در فرم مربوطه وارد کرد. پس از آن باید به بخش اطلاعات پایه بازگشته و گزینه مشخصات کارمندان را انتخاب کرد. در این مرحله هم باید کلیه اطلاعات لازم پرسنل تکمیل گردد. دیگر مراحل لازم هم انتخاب گزینه لیست ماهانه از قسمت عملیات و کلیک روی گزینه جدید و وارد کردن لیست بیمه و اطلاعات مربوط به آن در صفحه مربوطه است. سپس باید فرم ریز کارکرد کارمندان تکمیل شده و بر روی تهیه دیسکت در فرم لیست‌های ماهانه کارگاه‌ها کلیک شود.

• پرداخت حق بیمه به سازمان

آخرین گام در مراحل بیمه کردن کارمندان شرکت، پرداخت حق بیمه است. زمانی که کلیه مراحل بالا انجام شود، یک شناسه پرداخت صادر شده که کارفرما میتواند مبلغ آن را به صورت اینترنتی پرداخت نماید. حق بیمه پرداخت شده به عنوان بخشی از سوابق بیمه محسوب می‌گردد. باید اشاره شود که پرداخت حق بیمه معادل با 30 درصد حقوق است که 23 درصد آن توسط کارفرما و 7 درصد آن توسط کارگر پرداخت می‌گردد. در واقع کارفرما 7 درصد را از حقوق پرسنل کسر کرده و همراه با 23 درصد سهم خود، به حساب سازمان واریز می‌نماید.

شرایط بیمه شدن کارگر توسط کارفرما

برای بیمه شدن کارگر توسط کارفرما، شرایط خاصی وجود ندارد و هر فردی که به استخدام مجموعه درآید، حق برخورداری از بیمه تامین اجتماعی را دارد. حال یک سری مدارک برای بیمه شدن کارگر نیاز است که باید به سازمان ارائه شود. مدارک و شرایط لازم برای بیمه شدن کارگر عبارتند از:

• اصل شناسنامه و کارت ملی متقاضی به همراه کپی
• اصل کارت پایان خدمت یا معافیت برای آقایان
• 3 تا 5 قطعه عکس جدید جهت اعزام به معاینات و دریافت شماره بیمه

جمع بندی

بیمه کردن کارمندان و پرسنل شرکت، نیاز به یک سری اقدامات دارد که اولین مورد آن هم دریافت کد کارگاهی است. در واقع کارفرما باید در ابتدا نسبت به دریافت کد کارگاهی بیمه اقدام کرده و سپس به سراغ مراحل نام نویسی کارکنان، تنظیم و ارسال لیست بیمه و در نهایت پرداخت حق بیمه برود. با انجام کلیه مراحل، بیمه شدن کارمندان صورت گرفته و میتوانند از خدمات بیمه تامین اجتماعی بهره ببرند. در صورتی که نیاز به اطلاعات بیشتر در این زمینه داشته باشید، میتوانید با کارشناسان آسان کار در تماس باشید.